La vie, c’est le temps, et le temps, c’est la vie.

Il y a une grande pauvreté qui sévit en Amérique du Nord : c’est la pauvreté de temps. Et si les gens ne sont pas conscients que le temps est la ressource la plus précieuse qu’un être humain possède dans sa vie, il ne pourra jamais gérer ni son temps ni ses priorités.

Même si vous possédez tout l’argent du monde, vous ne pourrez jamais acheter 2h pour hier et 30 minutes pour demain. Il s’agit donc de choisir en pleine conscience ce que vous allez faire du temps qui vous est alloué à chaque jour. Voilà en quoi consiste la gestion des priorités.

Pour commencer, il est important de bien comprendre les raisons de la procrastination. Vous pensez que vous n’avez pas le temps pour telle ou telle tâche? Réalisez plutôt que cela ne fait pas partie de vos priorités.

Pour vous aider à reconnaître les symptômes et les causes de vos différents problèmes de gestion du temps et des priorités, à mettre en œuvre les solutions appropriées, à identifier les grugeurs de temps et à les rentabiliser, je vous propose de faire l’exercice suivant. Celui-ci consiste à faire un bilan de vos activités actuelles.

Pour cela, je vous invite à prendre en note, pendant toute une semaine, toutes les activités que vous effectuerez à chaque jour et le temps que vous aurez passé à les faire. Comprenez bien qu’il est important de vraiment tout noter. Par exemple :

Heure. Activité. Temps investi pour cette activité.

Je me lève à 5h30. Je sors le chien dans la cour arrière, 5 minutes. Je prends mon espresso, 5 min. J’ai répondu à mes courriels ou pas, j’ai fait telle affaire, telles autres affaires. Etc.

Remarquez que c’est le même exercice qui nous est demandé lorsqu’on veut suivre un régime : il faut noter tout ce qu’on mange dans une journée. Même chose lorsqu’on veut gérer ses finances : il faut d’abord noter toutes ses dépenses, c’est comme ça qu’on va savoir où couper. 

À la fin de la semaine, au regard de tout ce que vous aurez noté, je vous invite à identifier vos activités. Tout d’abord, est-ce du domaine professionnel ou du domaine personnel? En effet, vous devez veiller à ce que la roue de la vie soit équilibrée entre les activités personnelles et les activités professionnelles. Ensuite, catégorisez vos activités, comme suit :

A est un must; je ne peux pas le déplacer.

Exemple. : un avocat qui rencontre un juge ne peut pas décider de déplacer la rencontre parce que ça lui tente.

B est aussi important que le A, mais vous pouvez le déplacer une seule fois dans votre agenda, pas deux.

C, c’est pour du social. Nous voulons faire du social, mais parfois, c’est inutile et trop long.

Exemple : une conversation qui pourrait se terminer en 5 minutes et qui dure 15 minutes.

D désigne les activités que vous pourriez déléguer.

E servira à identifier les grugeurs de temps qui seront à éliminer. 

Prenons l’exemple des courriels. C’est rendu un virus : les gens reçoivent un courriel, ils doivent y répondre tout de suite. Mais à moins que tu travailles à la Bourse de NY ou pour le 911, il n’y a aucune urgence à répondre à un courriel. Personnellement, je réponds à mes courriels 5 fois par jour et c’est amplement suffisant.

Il va sans dire que, dans la vie, il y aura toujours des imprévus. Toutefois, attention, les imprévus ne doivent pas représenter plus de 20% de votre temps. Traiter un problème au coup par coup, c’est mortel! Il vous faut traiter les problèmes en une seule fois, aller à la cause du problème et non pas traiter les symptômes.

Grâce à cet exercice, vous devriez être en mesure de mieux vous organiser, de planifier votre travail et de déléguer certaines activités, de devenir plus efficace et efficient en distinguant dorénavant l’important versus l’urgent et de hiérarchiser les priorités en période de stress en maintenant le cap sur l’essentiel.

Si vous suivez la recette, je vous garantis que vous allez sauver 60 minutes par jour pour faire ce que vous aimez faire.

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