4 astuces pour augmenter votre productivité au travail

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Commencez-vous votre journée avec les meilleures intentions, en vous disant que vous allez accomplir toutes les tâches listées dans votre horaire, mais vous vous retrouvez plutôt à vous concentrer sur toutes sortes de distractions et de situations qui ont l’apparence d’être urgentes ? Si vous sentez que la plupart de vos journées de travail se transforment rapidement en une course effrénée à éteindre des feux, il est peut-être temps de reprendre le contrôle de votre agenda. 

Voici 4 façons simples d’augmenter votre productivité et d’accomplir les tâches que vous prévoyez de faire dans votre journée de travail.

1. Arrêtez le multitâche

Comment organiser son temps

Les gens confondent souvent « être occupé » avec « être productif ». Ils portent leurs emblèmes d’être « trop occupés », assumant fièrement plusieurs tâches à la fois (si vous lisez cet article pendant que vous êtes sur un appel téléphonique, c’est à vous que nous parlons !)

Assumer plusieurs tâches en même temps vous ralentira et vous fatiguera beaucoup plus rapidement. Cela augmentera également vos chances de faire des erreurs.

La meilleure façon d’être productif est de se concentrer sur une tâche à la fois. En fait, certains chercheurs suggèrent que le multitâche peut entraver la productivité, la réduisant jusqu’à 40 %.

2. Travaillez par intervalles

Nous pouvons tous nous souvenir de l’époque universitaire où nous passions des nuits blanches à étudier pour un examen final. Cependant, combien d’entre nous se souviennent même de 20 % de ce que nous avons étudié lors de ces séances de bachotage ?

Rester assis son bureau pendant des heures à travailler sur la même tâche ne fait aucun bien au cerveau, au corps ou même à la productivité.

Il a été prouvé maintes et maintes fois que travailler par blocs de temps est le moyen le plus efficace de travailler.

Le blocage du temps (pratique qui consiste à diviser votre journée en grands blocs de temps) augmentera votre capacité à vous concentrer et vous aidera à surmonter tout blocage mental. Cette pratique encouragera également à structurer votre travail efficacement.

Structurez les grands projets en tâches plus petites

Travailler par intervalles vous amènera inévitablement à structurer de grands projets en tâches plus petites ; et c’est une bonne chose à faire !

Lorsque vous devez vous attaquer à un projet de plus grande envergure qui peut prendre des heures, voire des jours à compléter, divisez-le en tâches plus petites qui correspondent à vos blocs de temps. Cela va :

1- créer un sentiment d’accomplissement pour avoir complété des tâches spécifiques dans un délai prédéterminé ;

2- créer un sentiment de progrès qui contribuera à encourager une attitude de productivité et d’efficacité.

Diviser votre journée de travail (et les tâches plus importantes) en intervalles plus courts, vous permettra bientôt de percevoir votre routine quotidienne comme étant plus claire, plus organisée et beaucoup moins stressante.

3. Faites attention à votre horloge interne

Environ 20 000 neurones situés dans une structure profonde de notre cerveau appelée l’hypothalamus, sont responsables de la coordination des fonctions inconscientes de notre corps, telles que la pression artérielle, la respiration et la régulation de certains processus métaboliques. Ces 20 000 travailleurs acharnés sont également chargés de réguler notre cycle veille-sommeil.

Ce cycle veille-sommeil détermine essentiellement la façon dont notre corps réagit au passage du temps au cours d’une période de 24 heures. Ce cycle a un impact direct sur nos changements physiques, comportementaux et mentaux tout au long de la journée.

Avez-vous tendance à être fatigué l’après-midi ou de mauvaise humeur le matin ? Ce sont des indices de votre horloge interne, alors portez attention !

Essayer de lutter contre votre processus naturel interne est contre-productif. Travaillez plutôt avec celui-ci pour améliorer votre santé, votre bien-être et votre productivité !

Planifier votre journée autour de votre horloge interne vous permettra d’utiliser votre temps plus efficacement.

Par exemple, si vous avez instinctivement une concentration plus nette le matin, ne perdez pas ce temps précieux à vider votre boîte de pourriels !

Réservez plutôt ce bloc de temps pour vos tâches les plus difficiles et réservez les tâches routinières les plus répétitives lorsque votre niveau d’énergie est naturellement plus bas. Gérer votre énergie plutôt que votre temps contribuera grandement à augmenter votre productivité.

4. Évitez les distractions

Décupler sa Productivité

Nous avons hérité notre tendance à laisser notre environnement nous distraire de nos anciens ancêtres qui avaient besoin de réagir instantanément aux menaces potentielles, tels les prédateurs. Pour eux, il s’agissait d’un mécanisme de survie qui pouvait leur sauver la vie.

Aujourd’hui, contrairement à nos cousins d’autrefois, nos distractions sont rarement une question de vie ou de mort, pourtant notre cerveau n’a pas lâché prise sur ce mécanisme de survie.

Nous nous retrouvons physiologiquement en train de réagir à des situations urgentes au travail de la même manière que nos anciens ancêtres réagissaient face à un danger. Notre corps libère des hormones qui créent une chaîne de réactions entraînant une augmentation du rythme cardiaque, de la pression artérielle et du rythme respiratoire. Cela se produit afin que le corps dispose de l’énergie et de l’oxygène nécessaires pour alimenter une réponse rapide au danger.

Sauf que, dans notre cas, nous ne faisons que répondre à un courriel.

Ce qui est encore plus intéressant, c’est que suite à cette « situation alarmante », notre corps a besoin de jusqu’à 60 minutes pour remettre notre système nerveux à la normale. Cependant, dans un environnement de travail, nous sommes souvent confrontés à plusieurs situations stressantes survenant tout au long de la journée qui attaquent directement notre système nerveux.

Cela signifie que lorsque nous allons travailler, nous soumettons notre corps aux mêmes niveaux de réponse au stress que nous aurions potentiellement connus si nous étions un personnage dans un film à succès bourré d’action.

Et nous répétons cela tous les jours.

La bonne nouvelle est que plus nous travaillons à nous concentrer sur la tâche à accomplir et ignorons tout le reste, plus nous renforçons notre cortex préfrontal et notre capacité à nous concentrer, évitant ainsi l’augmentation de notre niveau de stress.

Comment procéder ? En évitant les distractions.

Voici comment :

Évitez les tentations

Si vous êtes au milieu d’un bloc de travail, n’ouvrez pas vos courriels entrants ou messages instantanés.

Attribuez plutôt des heures précises dans votre emploi du temps pour répondre aux appels, aux courriels ou aux messages instantanés. Cela vous évitera d’avoir à effectuer plusieurs tâches à la fois ou de faire grimper votre niveau de stress plusieurs fois dans la journée !

Lorsque vous serez dans votre bloc du temps dédié aux courriels, etc., vous aurez déjà prévu ce temps dans votre horaire. Votre réaction face à ces “situations urgentes” sera donc beaucoup plus maîtrisée.

N’oubliez pas les autres écrans !

Les tentations se présentent sous la forme de n’importe quel autre écran, alors retirez les téléphones portables, un deuxième moniteur ou même un deuxième ordinateur de votre station de travail.

Les téléphones portables sont la plus grande distraction dans la société moderne et avoir votre téléphone à côté de vous pendant que vous vous concentrez sur une tâche importante peut épuiser votre productivité plus rapidement que vous ne pouvez l’imaginer.

En fait, une étude publiée dans le Journal of Social Psychology a révélé que le simple fait d’avoir votre téléphone portable (ou votre tablette) visible à proximité peut vous empêcher d’accomplir des tâches complexes. Et ce, même si vous ne l’utilisez pas !

En effet, notre téléphone nous rappelle inconsciemment la communauté plus large qui nous entoure, des amis et membres de la famille, à nos liens sur les réseaux sociaux et même notre lien avec le monde via les actualités en ligne, les applications météo, etc. Nos téléphones portables nous rappellent également nos obligations familiales, telle la planification d’un rendez-vous chez le médecin.

Ainsi, avoir votre téléphone sur le bureau à côté de vous pendant que vous travaillez sur une tâche importante est un tueur de productivité, car votre cerveau sera constamment distrait par celui-ci, sans même que vous le sachiez !

Bougez !

Notre corps n’est pas fait pour rester assis à un bureau pendant des heures.

Cela signifie que, même si vous travaillez par intervalles et que vous prenez une courte pause entre deux intervalles comme vous êtes censé le faire, vous vous sentirez quand même fatigué(e) et distrait(e) si vous utilisez vos pauses pour naviguer l’Internet ou participer à une conversation sur les réseaux sociaux.

Sortez dehors et faites une courte promenade ou essayez quelconque activité qui vous permettra de bouger. Cela peut sembler être une perte de temps, mais c’est en fait le contraire ! Bouger son corps permet d’augmenter son niveau d’énergie, de vaincre la fatigue, de combattre le stress et d’améliorer son bien-être.

En fait, des études ont montré que la créativité augmente de 81 % et que les compétences en gestion du temps, tout comme la productivité globale de la journée augmentent de 72 % lorsque les gens abandonnent la chaise et se mettent en mouvement !

 

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