« Si vous faites le travail de deux personnes ou plus, il y a de fortes chances que l’une d’elles se rapporte à vous », a dit William Oncken, l’auteur de Managing Management Time: Who’s Got the Monkey?, célèbre ouvrage de culture managériale qui, à l’aide de l’analogie des singes sur le dos, illustre à merveille la réalité que vivent bon nombre de gestionnaires. Car la gestion des priorités, avec une armée de singes sur le dos, peut non seulement être difficile, mais aussi inefficace.

Est-ce que les mots de William Oncken ont résonné dans votre tête? Si vous avez constamment l’impression d’être dépassé par votre charge de travail et que vous devez toujours rapatrier du travail qui, pourtant, devrait être accompli par vos collaborateurs, il y a fort à parier que oui. Et force est d’admettre que vous êtes probablement un « Monkey Manager »!

Qu’est-ce qu’un « singe » en gestion des priorités?

Pour savoir si vous êtes réellement un « Monkey Manager », il convient de déterminer en quoi consistent ces fameux singes nerveux et nuisibles : ce sont des grugeurs de temps. Le singe, c’est l’animal qui saute d’une épaule à une autre, dans l’espoir de se réfugier dans les bras de la personne qui va finir par le prendre en charge. Ladite personne prendra  une décision pour lui par rapport à un dossier, un projet, une action ou un problème.

La problématique vient du fait que le singe se retrouve, bien souvent, dans les bras de la personne qui n’est pas censée s’en occuper, mais finit pourtant par le faire. Le gestionnaire de type « Monkey Manager » se voit donc rapidement pris dans un tourbillon managérial lui rendant la vie impossible.

Avoir un singe sur le dos, c’est comme une patate chaude qui tombe dans vos mains. Est-ce qu’on doit pour autant se débarrasser de tous nos singes? Bien sûr que non! Toutefois, l’objectif est de ne garder que ceux qui relèvent essentiellement de nos responsabilités. Il faut cependant savoir les circonscrire.

Voici comment :

L’importance de la communication en gestion des priorités

La communication est essentielle en gestion des priorités. C’est la base pour réussir à dompter vos singes nerveux et toujours en mode « urgence », même quand ce n’est pas urgent! Il faut alors travailler en synergie avec vos collaborateurs, et apprendre à communiquer autrement.

1. Sachez exprimer vos besoins

Apprenez à être bref et précis dans vos communications et interactions avec vos collaborateurs. Validez leur compréhension, mais éviter la question : « avez-vous compris? ». De plus, pensez à partager votre agenda et mettez l’accent sur vos priorités A et B. Les « A » sont des « must », des activités à haut rendement qui découlent de la mission, et les « B » sont des « should » aussi importants que les « A » mais déplaçables une seule fois dans l’agenda, contrairement aux « A » qui, eux, sont bloqués dans le temps. Ceci permettra à vos collaborateurs et subordonnés d’être sur la même longueur d’onde et, par conséquent, de mieux respecter votre horaire et ceux des autres.

2. Écoutez attentivement

Soyez à l’écoute lorsque vos collaborateurs communiquent avec vous. Validez le degré d’urgence de l’information qui vous est communiquée et faites attention aux « aux fausses alertes ». Indiquez-leur le degré raisonnable de réalisation de la tache demandée. Agissez selon votre disponibilité ou bien allez chercher de l’aide.

3. La gestion des appels

À l’ère des technologies ultra sophistiquées, on oublie parfois les outils de communication de base, comme les boites de messagerie vocale! Pour vous concentrer sur l’essentiel et chasser quelques singes en trop, optimisez l’utilisation de ce précieux outil. D’abord, filtrez vos appels. Êtes-vous vraiment obligé de prendre tous les appels entrants sur-le-champ? Si possible, utilisez plutôt votre boîte de messagerie vocale à bon escient. Prenez une minute chaque matin pour changer votre message d’accueil. Dans celui-ci, précisez votre emploi du temps de la journée et le moment auquel vous retournerez vos appels.

4. La gestion des courriels

Les courriels sont incontournables et, pourtant, bien des gens les gèrent de manière plus ou moins efficace. Personnellement, je lis et réponds à mes courriels aux deux heures. En cas d’urgence, les gens savent à qui ils peuvent s’adresser.

Concentrez-vous sur l’application de la méthode TRAF :

– Tassez (si ce n’est pas important)
– Référez (déléguez à un collaborateur en mesure de le traiter)
– Action (prenez action, si nécessaire)
– Filière (rangez le courriel dans une filière, mais avant de procéder, demandez-vous si vous en avez vraiment besoin et si vous pourrez retrouver l’information en moins de 60 secondes).

Se débarrasser de quelques singes pour mieux gérer ses priorités

En adoptant une communication claire et efficace, puis en utilisant les outils de manière optimale, vous apprivoiserez vos singes et votre côté « Monkey Manager » s’effacera peu à peu.

Rappelez-vous :

• Repérez les vraies urgences.
• Développez un langage commun aux priorités A et B.
• Si vos imprévus accaparent 20 % de votre temps, trouvez les causes et réglez le problème une fois pour toute.

En somme, l’art du dressage des singes, c’est de savoir déléguer et responsabiliser sans pour autant se débarrasser de vos responsabilités et de procéder à des suivis efficaces sans talonner les autres.

Évitez la confusion managériale en clarifiant les tâches et l’identification des responsables pour chacune d’elles, tant avec vos collaborateurs que vos patrons. Le développement de l’initiative et de l’interdépendance, voilà la clé.

À la lumière de ce billet, croyez-vous être un « Monkey Manager » et êtes-vous mieux outillé pour dompter vos singes?

L’équipe d’Impact-Pro

https://old.fareschmait.ca/gestion-du-temps/